1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z naborem i udziałem w projektach realizowanych przez Małopolski Związek Piłki Nożnej jest Małopolski Związek Piłki Nożnej z siedzibą przy ul. Ludwika Solskiego 1, 31-216 Kraków, adres e-mail: biuro@mzpnkrakow.pl, dalej „Administratorem”.

2. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@mzpnkrakow.pl.

3. Zakres i źródło danych

Administrator może przetwarzać:

Dane mogą być uzyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jej przedstawiciela ustawowego albo osoby dokonującej zgłoszenia. Osoba zgłaszająca innych uczestników powinna przekazać im albo ich przedstawicielom ustawowym niniejszą klauzulę informacyjną.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1. przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przeprowadzenia naboru, kontaktu ze zgłaszającymi, kwalifikowania uczestników oraz organizacji ich udziału w projekcie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. weryfikacji spełnienia warunków udziału, zapewnienia prawidłowej organizacji i bezpieczeństwa uczestników, obsługi zastrzeżeń, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. prowadzenia wymaganej dokumentacji, potwierdzenia realizacji projektu, sprawozdawczości, rozliczenia otrzymanych środków oraz wykonania obowiązków rachunkowych, podatkowych i archiwizacyjnych – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO;
4. objęcia uczestników ubezpieczeniem, obsługi zdarzeń ubezpieczeniowych oraz zapewnienia właściwej pomocy w razie wypadku lub innego zagrożenia – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO;
5. przetwarzania przekazanych informacji dotyczących zdrowia, alergii, ograniczeń lub szczególnych potrzeb uczestnika – na podstawie wyraźnej zgody, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, a w sytuacjach nagłych również w celu ochrony żywotnych interesów uczestnika, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. c RODO;
6. dokumentowania projektu za pomocą fotografii lub nagrań przedstawiających uczestnika jako element większej całości, takiej jak wydarzenie sportowe, zgromadzenie lub ujęcie grupowe – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy;
7. wykorzystania rozpoznawalnego, indywidualnego wizerunku uczestnika do dokumentowania lub komunikacji projektu – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane, wyłącznie w zakresie niezbędnym:

1. klubom sportowym oraz innym podmiotom realizującym w imieniu lub na zlecenie Administratora poszczególne działania projektowe;
2. podmiotom zlecającym, finansującym, współfinansującym, kontrolującym lub audytującym realizację projektu;
3. ubezpieczycielom oraz podmiotom uczestniczącym w obsłudze zdarzeń ubezpieczeniowych;
4. podmiotom zapewniającym zabezpieczenie medyczne lub udzielającym pomocy, jeżeli jest to konieczne dla ochrony życia albo zdrowia uczestnika;
5. operatorom obiektów, osobom prowadzącym działania oraz innym wykonawcom lub współorganizatorom – wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań;
6. dostawcom usług informatycznych, hostingowych, pocztowych, komunikacyjnych i archiwizacyjnych, w tym dostawcom formularzy elektronicznych;
7. organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Kluby sportowe i inne podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie w zakresie powierzonych czynności, na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z poleceniami Administratora. Jeżeli dany podmiot samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych, wykonuje wobec osób, których dane dotyczą, własny obowiązek informacyjny.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług informatycznych dane mogą być przetwarzane przy udziale dostawców lub ich podwykonawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie na zasadach określonych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

7. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane:

1. przez okres prowadzenia naboru i realizacji projektu, a następnie do czasu jego ostatecznego rozliczenia oraz zakończenia okresu przechowywania dokumentacji wynikającego z przepisów prawa, warunków finansowania lub przyjętych zasad archiwizacji;
2. w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu właściwych terminów przedawnienia;
3. dane dotyczące zdrowia lub szczególnych potrzeb – przez okres niezbędny do bezpiecznej organizacji udziału, a następnie, jeżeli będzie to konieczne, w zakresie niezbędnym do obsługi zdarzenia, wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo ustania celu, dla którego została udzielona, z zastrzeżeniem dalszego przechowywania danych, jeżeli jest ono wymagane przez prawo lub konieczne do obrony roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawa dotyczące danych małoletniego uczestnika wykonuje również jego przedstawiciel ustawowy, z uwzględnieniem praw przysługujących samemu uczestnikowi stosownie do jego wieku i stopnia dojrzałości.

9. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych wymaganych do przeprowadzenia naboru, weryfikacji warunków udziału i organizacji projektu jest dobrowolne, ale niezbędne do zgłoszenia i udziału w projekcie.

Podanie dodatkowych informacji dotyczących szczególnych potrzeb, alergii lub ograniczeń jest dobrowolne, jednak ich nieprzekazanie może uniemożliwić Administratorowi odpowiednie dostosowanie organizacji udziału lub udzielenie właściwego wsparcia.

Zgoda na wykorzystanie rozpoznawalnego, indywidualnego wizerunku jest dobrowolna. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie wpływa na możliwość udziału w projekcie.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.